Recruter un stagiaire en tant qu'auto-entrepreneur : Comment faire ?

Est-ce que un auto-entrepreneur freelance peut prendre un stagiaire ?

L'article L. 124-1 du code de l'éducation précise que "Les enseignements scolaires et universitaires peuvent comporter, respectivement, des périodes de formation en milieu professionnel ou de stages".

Si vous vous posiez la question, oui, un auto-entrepreneur freelance peut en effet décider de prendre un stagiaire s'il considère avoir besoin d'une personne en plus pour l'aider à effectuer les tâches quotidiennes nécessaires au bon fonctionnement de son activité.

Le recrutement d'un stagiaire peut constituer une aide précieuse pour sa micro-entreprise, évidemment ce stagiaire représente un avantage pour l'auto-entrepreneur.

Mais malgré cela, l'employeur se doit de respecter certaines règles concernant l'arrivée du stagiaire. Il y a évidemment des formalités administratives afin que le stagiaire obtienne officiellement le statut de stagiaire, comme par exemple l'obligation d'établir une convention de stage, l'obligation de lui assurer un cadre sanitaire aux normes ou encore l'obligation pour l'auto-entrepreneur de donner à son stagiaire des missions à effectuer en rapport avec son cursus scolaire et au même niveau que les compétences du stagiaire, ce qui, en plus d'être une obligation au niveau de la loi, constitue un avantage pour le stagiaire et qui permettra au tuteur de stage de remplir le formulaire d'évaluation de son stagiaire.

La loi précise que le stagiaire ne doit pas effectuer les mêmes tâches qu'un salarié, car il est toujours en formation et n'a pas toutes les capacités requises pour le faire, il doit également ne pas être exposé à des risques et ne doit en aucun cas effectuer des tâches dangereuses.

Comment déclarer un stagiaire en micro entreprise ? (Formalités)

Les formalités administratives concernant l'arrivée d'un stagiaire sont très réduites comparées à celles concernant l'embauche d'un salarié ou encore d'un alternant.

L'employeur a malgré tout quelques obligations.

Il doit fournir au stagiaire et à son organisme de formation une convention de stage remplie et signée, qui doit être accompagnée obligatoirement d'une copie de la carte vitale (qui comporte son numéro de sécurité sociale) ainsi qu'une copie de l'attestation de responsabilité civile du stagiaire.

La convention de stage

La convention de stage du stagiaire est une formalité administrative obligatoire, tout comme le contrat de travail lors de l'embauche d'un salarié. Elle doit obligatoirement être signée par la structure d'accueil, l'organisme de formation, ainsi que par le stagiaire. Le décret n°2014-1420 du 27 novembre 2014 précise toutes les informations devant figurer dans la convention de stage.

On doit y voir apparaître les coordonnées de l'organisme de formation, les coordonnées du stagiaire, les coordonnées de la structure d'accueil ainsi que le nom du tuteur, les dates de début et de fin du stage, l'activité pratiquée par l'auto-entrepreneur, les missions que le stagiaire devra effectuer sur toute la durée de son stage, le volume d'heure durant lesquelles le stagiaire travaillera, les avantages offerts par la micro-entreprise (par exemple des tickets restaurant), le statut du stagiaire devra également y être précisé puisqu'il n'a en aucun cas le statut d'employé dans l'entreprise.

L'employeur peut également demander au stagiaire de lui communiquer les coordonnées des personnes à prévenir en cas d'urgence, mais ce n'est pas obligatoire.

Est-ce obligatoire de rémunérer un stagiaire lorsqu'on est auto-entrepreneur ?

Le recrutement d'un stagiaire ne résulte en principe d'aucune rémunération car le fait qu'il effectue son stage dans une micro-entreprise, tout comme dans tout autre type d'entreprise, n'équivaut en aucun cas à l'embauche d'un salarié.

Malgré cela, la loi prévoit que lorsque le stagiaire effectue son stage d'une durée supérieure à 2 mois consécutifs par année scolaire (ce qui équivaut à un plafond horaire de 7 heures sur 44 jours ouvrés), son employeur a l'obligation de lui verser une gratification d'un montant au minimum égal à 3,90 euros de l'heure, ce qui représente une gratification totale de 615 euros par mois.

Cette gratification de 615 euros par mois est exonérée de charges.

Dans le cas où elle est supérieure à ce montant en revanche, c'est le montant total perçu par le stagiaire qui sera soumis à cotisations et contributions sociales.

Il est également important de préciser que si le stagiaire perçoit une gratification lors de son stage, celle-ci doit obligatoirement être mentionnée lors de l'établissement de sa convention de stage.

Avantages et inconvénients d'avoir un stagiaire

Les avantages du recrutement d'un stagiaire pour une micro-entreprise sont :

• Le stagiaire constitue une aide précieuse pour l'employeur
• Il n'est pas obligatoirement rémunéré, comme expliqué ci-dessus
• Lorsqu'il est rémunéré, son coût pour l'employeur est inférieur à ce qu'il lui coûterait d'embaucher un salarié ou même un apprenti
• Le stagiaire n'ayant pas le statut de salarié, la DPAE (Déclaration Préalable A l'Embauche) n'est pas nécessaire

Malgré ce grand nombre d'avantages, il existe forcément des inconvénients qui sont principalement :

• Le fait qu'il soit totalement illégal d'embaucher un stagiaire pour une durée supérieure à 6 mois par an comme le stipule l'article L.612-9 du code de l'éducation
• Le fait que le stagiaire soit toujours dans un cursus scolaire et que sa formation ne soit pas terminée, ce qui signifie que l'employeur va forcément devoir prendre sur son temps de travail personnel afin de former le stagiaire, sur les logiciels utilisés dans l'entreprise par exemple